Lessons Learned – Wie gehe ich vor?

Ein jedes Projekt kommt einmal an sein Ende. Und was macht man idealerweise am Ende von einem Projekt, genau, ein Lessons Learned Meeting. Doch viele nutzen nicht diese einmalige Möglichkeit intensiv aus den Erfahrungen eines Projektes zu lernen. Diese Chance sollte nie ungenutzt bleiben. Denn sowohl die negativen Erkenntnisse als auch die positiven bringen eine Organisation einen Schritt weiter zukünftige Projekte besser anzugehen.

Der Zweck steht am Anfang

Es ist zu empfehlen sich auf die wesentlichen Punkte zu konzentrieren. So sollte das Ziel eines Lessons Learned Meetings sein, ungefähr 3-5 Dinge, die am meisten zum Erfolg des Projekts beigetragen haben und die 3-5 Dinge, die besser gemacht hätten werden können, zu identifizieren.

Wie viele Teilnehmer nehmen daran teil?

Für ein kleines Projekt lohnt es sich durchaus, alle Beteiligten an dem Projekt einzuladen einschließlich Projekt-Sponsor, Projektleiter und einzelne Mitarbeiter für das Projekt, etc. Für ein größeres Projekt empfiehlt es sich eine Teilmenge des Projekts auszuwählen, vielleicht jene Mitglieder, die routinemäßig an den Projekt-Tracking Sitzungen (Core-Team) teilgenommen haben. Nach eigenem Ermessen kann auch der Kunde, Subunternehmer, Partner oder Berater eingeladen werden. Grundsätzlich liegt eine gute Größe bei ca 5-8 Teilnehmern.

Wer sollte moderieren?

Es wird dringend empfohlen, dass ein Mitglied des PMO die Lessons Learned durchführt, um einen unparteiischen Moderator zu haben, dies setzt natürlich voraus, dass diese Person ein erfahrener Moderator ist und die Vorgehens-Methodik beherrscht, um die Ziele des Meetings innerhalb der vorgeschriebenen Zeit erreichen zu können. Aber grundsätzlich spricht auch nichts dagegen, dass der Projektleiter die Moderation übernimmt.

Agenda-Vorschlag (1,5-2 Stunden):

Einführung und Grundregeln – 5-10 Minuten

Überprüfen Sie den ursprünglichen Zweck, Leistungen, Budget und Zeitplan des Projekts
Grundregeln:

Laptop und Handys abstellen.
Kritik an dem Projekt und seiner Prozesse gewünscht.
Kritik an Personen ist nicht erlaubt.
Die Teilnahme ist von allen eingeladenen ist erwünscht; unterschiedliche Ansichten sind gesund und wichtig.
Von Diskussionen wird abgeraten – diese Fragen erfassen und auf einem Parkplatz.
Die Teilnehmer sollten konstruktiv sein und das Treffen zu einer positiven Erfahrung für Lernen und Wachsen machen.

Brainstorm Bereich: Was ist gut gelaufen? – 15-45 Minuten

Als Brainstorming-Methode wird die Brainwriting-Methodik empfohlen. Hier schreiben alle Beteiligten Ihre Gedanken auf ein Blatt Papier. Dies hat den Vorteil, dass keiner der Teilnehmer von anderen Teilnehmern beeinflusst wird, was sehr leicht bei einer reinen Brainstorming Sitzung vorkommen kann. Es wird empfohlen 7-10 Minuten das Brainwriting durchzuführen und anschließend an einer Schautafel die Gedanken von den einzelnen Teilnehmern an zuheften und von dem jeweiligen Teilnehmer erläutern zu lassen.

Empfehlenswert sind die folgenden möglichen Fragen zu stellen, um das Brainwriting zu starten:

Denken Sie über die verschiedenen Phasen des Projekts: Initiierung, Planung, Ausführung / Controlling, nach. Was lief gut in jeder Phase?
Denken Sie über die Zeitleiste, Umfang und Kosten des Projekts. Was hat das Projektteam gut getan, und wie hat es auf Veränderungen in diesen drei Bereichen reagiert?
Denken Sie darüber nach, wie die Kommunikation in diesem Projekt behandelt wurde. Was hat das Projektteam getan, das hilfreich war?
Denken Sie über die potenziellen Risiken nach, dass das Team zu Beginn identifiziert hat. Was hat das Projektteam gut gemacht, entweder die Auswirkungen des Risikos oder die Wahrscheinlichkeit des auftretenden Risikos abgemildert?

Brainstorm Bereich: Was kann verbessert werden? – 15-45 Minuten

Auch für diesen Abschnitt gilt: Als Brainstorming-Methode wird die Brainwriting-Methodik empfohlen. Hier schreiben alle Beteiligten Ihre Gedanken auf ein Blatt Papier. Es wird empfohlen 7-10 Minuten das Brainwriting durchzuführen und anschließend an einer Schautafel die Gedanken von den einzelnen Teilnehmern an zuheften und von dem jeweiligen Teilnehmer erläutern zu lassen.

Mögliche Fragen, zum starten des Brainwritings:

Denken Sie über die verschiedenen Phasen des Projekts nach: Initiierung, Planung, Ausführung / Controlling, Ende. Was hätte besser gemacht werden können, in jeder Phase?
Denken Sie über die Zeitleiste, Umfang und Kosten des Projekts. Was könnte das Projektteam anders machen bei der Reaktion auf Veränderungen in diesen drei Bereichen?
Denken Sie darüber nach, wie die Kommunikation in diesem Projekt war. Was könnte das Projektteam beim nächsten Mal anders machen?
Denken Sie über die potenziellen Risiken nach, dass das Team zu Beginn identifiziert hatte. Was könnte das Projektteam besser machen, um entweder die Auswirkungen des Risikos oder die Wahrscheinlichkeit des auftretenden Risikos zu mildern?

Priorisierung – 15 Minuten

Zum Abschluss priorisieren Sie alle Punkte. Fangen Sie zuerst mit dem Bereich an „Was ist gut gelaufen?“ und priorizieren die Punkte mit hoch, medium und low.
Geben Sie jedem Teilnehmer kleine Klebepunkte in die Hand. (Diese Klebepunkte sind in der Regel Bestandteil eines Moderatorenkoffers. Gerne umgesetzter Vorschlag ist: roter Klebepunkt für hoch, gelber Klebepunkt für medium und grüner Klebepunkt für low. Jeder Teilnehmer bekommt dabei 5 Klebepunkte für jede Farbe, die er nun entsprechend auf beliebige Kärtchen kleben darf.
Das Ganze wird mit dem Bereich Verbesserungspotenziale wiederholt. Am Ende haben Sie dann die 3-5 wichtigsten „QUICK-WINS“ aus Ihrem Projekt zusammen und dokumentiert.

Schließen und bewerten der geparkten Diskussionen – 5-10 Minuten

Hier bewerten sie die nächsten Schritte, hier bewerten sie auch die geparkten Diskussionen – und diskutieren, was als Follow-up Aktivität mit diesen Topics passieren soll und wer die Verantwortung dafür hat.

In diesem Sinne viel Spaß bei Ihrem Lessons Learned Workshop.