Eines der wesentlichsten Aufgaben eines Projektleiters ist das managen von Tasks, Aufgaben und Aktionspunkten. Nicht alles findet immer gleich Platz im Projektplan, nicht alle Aufgaben können von Anfang an im Projektplan berücksichtigt werden. Tagtäglich fallen neue Punkte an die geklärt werden müssen, die Projektmitarbeiter zugewiesen werden müssen, oder die ein Projektleiter selbst klären muss.
Effektives Task-Management erfordert dabei die Verwaltung aller Aspekte einer Aufgabe, einschließlich seines Status, Priorität, Zeit, personellen und finanziellen Ressourcen Zuordnungen, Benachrichtigungen und so weiter.
In der Tat ist es so, dass Task-Management eine wesentliche Grundlage des Projektmanagement bildet. Um die verschiedenen Aufgaben mehrerer Einzelperson oder einem Team professionell zu managen kann man spezielle Task-Management-Software nutzen. Erfahrungsgemäß reicht es aber aus, eine effektiv gestaltete Excel-Liste zu nutzen, durchaus auch um größere Projekte zu managen.
Eine Ideale Excel-Liste sollte dabei die folgenden Spalten beinhalten:
Nr. | fortlaufende Nummer |
Issues | Kategorie |
Typ | Auswahlmenü aus A=Action, I=Information, D=Decision |
Action | Beschreibung der Aufgabe |
Related to Action | Verweis auf eine andere Aktion |
Progress | Hier wird im üblicherweise wöchentlichen Zyklus der Progress der Aufgabe eingetragen. |
Source | Wer wird benötigt um die Aufgabe durchzuführen |
Owner | Hier wird der Owner der Task aufgeführt. |
Start date | Eintrag des Start Datums ab wann die Aufgabe startet. |
Due date | Eintrag bis wann die Aufgabe erledigt sein soll. |
Prio | Festlegung der Priorität einer Aufgabe. Dies kann beispielsweise von 1-3 oder von A-C sein. |
Status | Bei der Festlegung des Status haben sich zwei unterschiedliche Vorschläge als brauchbar erwiesen. |
1. registered, prioritized, working on, critical, ready for review, closed, pending | |
2. Read, Assigned, Terminated, Expired, Forwarded, Finished, Failed | |
Date closed | Datum an dem die Aufgabe geschlossen wurde. |
progress in % | Erfüllungsgrad der Aufgabe in % |
Zur Verbesserung der Lesbarkeit hat es sich als vorteilhaft ergeben, bei Eingabe des „Date closed“ die entsprechende Zeile farblich zu markieren.
In der Praxis hat sich herauskristallisiert, dass man mindestens einmal pro Woche einen Abgleich der Task-Liste machen sollte. In kritischen Projektphasen oder im agilen Projektmanagement kann man auch einen täglichen Abgleich empfehlen.
In diesem Sinne viel Erfolg bei den weiteren Projekten.